Eine saubere Reisekostenabrechnung schützt Arbeitgeber und Arbeitnehmer bei Betriebsprüfungen. Für dienstliche Fahrten mit dem privaten PKW gilt die Kilometerpauschale von 0,30 € pro km — steuerfrei bis zur Höhe der nachgewiesenen oder pauschalierten Fahrtkosten.
- Datum und Route (Start, Ziel)
- Reisegrund / betrieblicher Anlass
- Gefahrene Kilometer
- Angewandter Satz (0,30 €/km bei PKW)
- Name des Mitarbeiters und Freigabe durch Vorgesetzten
Maut und Parkgebühren werden separat mit Beleg erstattet — sie sind nicht in der Kilometerpauschale enthalten.
Abgrenzung zur Pendlerpauschale
Die Entfernungspauschale (Pendlerpauschale) betrifft Wege zur ersten Tätigkeitsstätte und wird in der Einkommensteuererklärung geltend gemacht — ab 2026 einheitlich 0,38 € ab km 1. Das ist nicht dasselbe wie die Erstattung einer Dienstreise durch den Arbeitgeber.
Rechnen und exportieren: Kilometerpauschale-Rechner mit druckbarer Reisekostenabrechnung.
