Dal 2025 le spese di trasferta dei dipendenti hanno una regola di tracciabilità più stretta (L. 207/2024 e D.L. 84/2025). La Circolare AdE n. 15 del 22 dicembre 2025 ha messo ordine su cosa è fuori e cosa resta dentro.
Fuori dalla tracciabilità
- Indennità chilometrica parametrata alle tabelle ACI (uso del mezzo proprio)
- Rimborsi analitici di carburante del mezzo aziendale già pagato in modo tracciabile dall’azienda
Dentro la tracciabilità
- Vitto
- Alloggio
- Taxi, NCC e piattaforme di mobilità
- Tassa di soggiorno
Per queste voci il pagamento deve avvenire con strumenti tracciabili. In caso contrario il rimborso può entrare nella base imponibile del dipendente.
Cosa cambia in pratica per una PMI
Se i commerciali usano l’auto propria, la nota spese con tratta, km e tabella ACI resta il documento centrale — e non richiede il POS. Se usano l’auto aziendale, il carburante va pagato con carta o fuel card intestata all’azienda, con fattura elettronica.
Dal 2025 il rimborso km è escluso da tassazione anche per le trasferte nello stesso comune. È un cambio utile per chi fa giri in città: va solo documentato.
CarDiary non sostituisce il POS del ristorante, ma tiene i km, il veicolo e l’export della nota spese. Parti dal calcolatore rimborso chilometrico e dalle tabelle ACI 2026.