Non esiste un “registro dei chilometri” obbligatorio per legge, ma la sostanza c’è tutta. La Circolare del Ministero delle Finanze n. 326/E del 23 dicembre 1997 dice che, al momento del rimborso, l’importo deve risultare da documentazione interna con: distanza percorsa, tipo di veicolo usato dal dipendente, costo chilometrico ricostruito per quel veicolo.
I campi minimi della nota spese
Data della trasferta
Tratta (partenza → destinazione)
Chilometri
Motivo di servizio
Marca, modello e alimentazione del veicolo
Costo al km ACI applicato e anno della tabella
Firma del dipendente e visto del responsabile
Pedaggi e parcheggi non sono nel costo ACI: vanno allegati a parte, con ricevuta. Conserva una copia datata della tabella ACI usata. La mancanza di questi elementi è contestabile come violazione formale (art. 6 D.Lgs. 471/1997).
Tracciabilità 2025–2026: il chilometrico è fuori
La Circolare dell’Agenzia delle Entrate n. 15 del 22 dicembre 2025 chiarisce che le indennità chilometriche non sono soggette alla tracciabilità delle spese di trasferta: compensano l’uso del mezzo proprio, non un pagamento a terzi. Dal 2025 il rimborso km è escluso da tassazione anche per trasferte intra-comunali. Restano tracciabili vitto, alloggio, taxi/NCC e tassa di soggiorno.
Il calcolatore ufficiale ACI dei costi di esercizio è dietro SPID. Le tabelle sono però pubbliche. Con CarDiary calcoli il rimborso e esporti la nota spese: calcolo rimborso chilometrico ACI 2026.
Attenzione ai professionisti
Per i lavoratori autonomi un rimborso parametrico a piè di lista può confluire nel reddito (interpello AdE n. 270/2025). Il trattamento è l’opposto di quello dei dipendenti: va verificato con il commercialista.
