Un remboursement d’indemnités kilométriques n’est exonéré de cotisations et d’impôt que s’il est utilisé conformément à son objet. Le BOSS le rappelle : l’employeur doit justifier de l’existence des déplacements professionnels et du nombre exact de kilomètres. Le barème fiscal sert de plafond, pas de dispense de preuve.
Mentions minimales
Date, lieu de départ, lieu d’arrivée et motif professionnel
Kilométrage et puissance administrative du véhicule
Identité du salarié et immatriculation ou modèle
Montant calculé et, le cas échéant, péages ou parking avec justificatif
Visa du responsable
Un fil de discussion ou une capture d’écran n’est pas un état mensuel. En cas de contrôle, l’administration compare le volume de kilomètres à l’activité réelle (tournées, clients, chantiers).
Plafond et excédent
Au-delà du barème, l’excédent entre dans l’assiette sociale et fiscale, sauf à démontrer des frais réels supérieurs. Le domicile–travail n’est pas remboursable en franchise au titre des frais professionnels, sauf règles propres aux grands déplacements.
Autonome et TPE
Le barème sert aussi aux salariés qui optent pour les frais réels à l’IR. L’indépendant en BNC peut s’en servir ; en BIC, on justifie plutôt les charges réelles affectées. Demandez à l’expert-comptable avant de copier la même ligne dans la 2035 et dans la note de frais.
Le calculateur CarDiary applique le barème 2026 et ouvre une note de frais imprimable. Ce n’est pas un carnet de bord fiscal : c’est un registre des coûts et des échéances, exportable, à la place du tableur.
