В повечето български фирми автопаркът не се управлява от отдел. Управлява се от собственика, счетоводителя и шофьорите във Viber. Единият пита „платена ли е винетката на буса“, другият праща снимка на фактура от сервиза, третият търси полицата в жабката. Докато колите са две, това още върви. При пет вече се губи контрол. При десет започва да струва пари.
CarDiary е създаден точно за този мащаб: фирми, които нямат нужда от тежък fleet софтуер, но не могат да си позволят Excel, хартиени папки и пропуснати срокове. Платформата събира таксите, ремонтите, горивото и историята на всяко МПС, а служителите могат да въвеждат разходите още от телефона.
Къде изтичат парите в малкия автопарк
Горивото се вижда всеки ден. Скритите загуби са другаде. Изтекла гражданска отговорност на фирмен автомобил може да доведе до имуществена санкция около 1020 евро и спиране от движение. Пропуснат ГТП спира буса в най-натоварения ден. Ремонт, който се повтаря всеки месец на едно и също МПС, не се забелязва, докато някой не събере касовите бележки.
При пет служебни буса само задължителните такси вече са сериозно перо. ГО често е между 150 и 250 евро на автомобил, плюс данък МПС, винетка и преглед. Ремонтите обаче лесно надхвърлят тази сума. Ако нямате история по МПС, не знаете коя кола изяжда печалбата и коя още си струва да се държи.
Таксите не са една дата, а календар за целия парк
При личен автомобил забравяте една ГО. При автопарк забравяте пет различни дати, често в различни общини, с различни вноски и различни шофьори. Данък МПС, гражданска отговорност, ГТП и винетка трябва да се виждат по всяка кола, не в обща таблица, която никой не отваря.
В CarDiary всяко МПС има собствен статус на началната страница. Виждате докога е платена таксата и дали има следваща неплатена вноска. Можете да правите справка по регистрационен номер за ГО, винетка и ГТП, после да запишете срока към автомобила. Напомнянето може да стигне до собственика, до служителите с достъп или до груповия администратор, според настройките на бизнеса.
Практичният ефект е, че счетоводителят не гони шофьорите за документи в последния ден на месеца, а гледа кои срокове идват следващите две седмици.
Ремонтите стават история, не купчина бележки
Най-скъпият фирмен автомобил рядко е най-новият. Често е този, който „само тази седмица“ влиза в сервиз. Смяна на съединител, турбина, дюзи, окачване, климатик. Без дневник всяка фактура изглежда разумна. С дневник се вижда моделът: едно и също МПС яде по 80, 120, 200 евро на месец извън горивото.
В платформата записвате ремонт, пробег, сума, сервиз и снимка на документа. След няколко месеца имате реална сервизна история по автомобил, не спомен кой шофьор какво е казал. Това помага при следващ сервиз, при спорове по гаранция и когато решавате дали да продадете буса, преди следващият ремонт да изяде още 1000 евро.
Същото важи за масло, филтри, гуми и напомняния по пробег. При куриерска или строителна фирма километрите се въртят бързо. Ако обслужването се пропуска, разходът расте, а после идват скъпите повреди, които изглеждат „внезапни“.
Шофьорът въвежда, фирмата контролира
Бизнес планът позволява да поканите служители към автопарка. Добавените хора могат да управляват такси, ремонти, зареждания и пътувания по превозните средства, до които имат достъп. Не е нужно всеки да вижда целия парк. Можете да ограничите кой служител с кои автомобили работи.
Това решава класическия български хаос: шофьорът зарежда вечер, слага бележката в джоба и я забравя до петък. Вместо това записва зареждането веднага. Собственикът вижда разхода. Счетоводителят после експортира данните, вместо да разчита снимки от чата.
Пътуванията също имат смисъл, ако колите се ползват по обекти, доставки или командировки. Записвате маршрута и разхода към конкретна работа, а не към общата касичка „гориво за месеца“.
Цена на километър, а не усещане коя кола е скъпа
Усещането лъже. Новият служебен автомобил може да изглежда скъп заради лизинга, а старият да излиза по-скъп на километър заради ремонти и разход. Отчетите в CarDiary показват разбивка по категории и цена на километър. Това е въпросът, който трябва да зададете преди да купите още един бус или да хвърлите пари в поредния ремонт.
Експортът в PDF и XLS е полезен точно за фирми. Можете да извадите ремонти, зареждания, такси, пътувания, преглед на автопарка, разход на гориво и финансов обобщен отчет. За счетоводство, за собственик, който иска месечна снимка, или за решение коя кола да се продаде, числата вече не са разпръснати.
Кога бизнес планът се избива от само себе си
Безплатният план е за един автомобил. ПРО стига до 4, ПРО+ до 10. Бизнес планът е за неограничен автопарк, достъп на служители, актуален статус на колите, плащане по банков път и фактура. Цената е около 9.17 евро на месец или 109.99 евро на година.
Сметката е проста. Една пропусната фирмена ГО може да струва около 1020 евро. Един повтарящ се ремонт, който не се вижда навреме, лесно надхвърля 500 евро. Един спрян бус в строителен сезон губи повече от абонамента за цяла година. Платформата не заменя счетоводителя. Спестява му да събира данните на ръка и спестява на собственика да управлява парка по памет.
Как да подредите автопарка за един следобед
Не започвайте с всички исторически фактури от три години. Започнете с колите, които карат сега.
- Добавете всяко МПС с регистрационен номер, марка, модел и текущ пробег.
- Запишете текущите такси: данък, ГО, ГТП и винетка, с реалните крайни дати.
- Въведете последните ремонти и обслужвания, особено повтарящите се.
- Поканете счетоводителя и шофьорите, които реално пипат колите, и им дайте достъп само до техните МПС-та.
- Включете напомнянията към хората, които реално плащат, не към общия чат.
След първия месец вече имате картина: кое МПС колко гори, къде влиза в сервиз и кои срокове идват. След три месеца можете да сравнявате автомобилите помежду им. Тогава решенията за продажба, смяна или по-строг контрол върху горивото вече не се вземат „на око“.
За фирми, които искат фактура и банков превод, връзката е директна: info@car-diary.net. За ежедневната работа обаче не е нужна среща. Нужен е навик шофьорът да записва разхода, а собственикът да гледа статуса на парка, преди проблемът да спре колата на пътя.