Seit E-Rechnung und verschärfter Betriebsprüfung reicht „irgendwo liegt ein Foto“ nicht mehr. Für jeden Kraftstoff- und Wartungsvorgang im Fuhrpark sollten Sie Belege dem richtigen Fahrzeug und dem Zeitpunkt zuordnen können.
Mindestarchiv je Tankvorgang
- Beleg (Tankstellenquittung oder Tankkartenabrechnung mit Rechnung)
- Datum, Liter, Preis, Kilometerstand wenn möglich
- Kennzeichen / Fahrzeug-ID
- Zahlungsart (Tankkarte, Firmenkarte, Privaterstattung mit Nachweis)
GoBD-Grundsätze
Vollständigkeit, Richtigkeit, Zeitgerechtigkeit, Ordnung und Unveränderbarkeit. Scans müssen lesbar sein; Löschungen müssen nachvollziehbar bleiben. Für Kleinunternehmen ohne DATEV-Anbindung ist ein strukturiertes Protokoll pro Fahrzeug oft der erste Schritt vor teurer Telematik.
CarDiary speichert Tankvorgänge, Fotos, Fristen und liefert PDF/XLS für Steuerberater. Der Business-Tarif deckt unbegrenzte Fahrzeuge ab — in-app kaufbar.